1小時學會Access 輕鬆打造圖書管理系統
任務描述:本文目的是通過Access建立一個個人圖書管理系統(可包含音樂CD、數據光盤等電子書)，幫助我們管理好每一本圖書。這個數據庫可以記錄每本書的基本資料，能隨時增加或刪改圖書記錄，還可以按照不同條件快速查找個人藏書的各種信息。如果同學、朋友之間都能建立起這樣一個數據庫，將數據庫合併後，儼然就是一個小型圖書館，通過查詢可以看看自己需要的圖書是否有人買了，如果有的話則可以借閱一下，不必再重複投資。
注:本例使用的是Access 2003版，其他版本操作步驟大同小異。
給數據搭建一個“庫房”
首先要建立一個空的“庫房”(數據庫)，然後纔好往裡面裝入數據。
第一步:啓動Access 2003，單擊菜單命令“文件→新建”(或單擊工具欄上第一個“新建”按鈕)，在右側“新建文件”窗格中單擊“空數據庫”項。
第二步:在打開的新建對話框中設置好文件名及保存路徑，本例命名爲“個人圖書管理”，接着單擊“創建”按鈕(見圖1)，一個新的數據庫就創建好了。
用“表”規劃與存儲數據
房子建好了還需要裝修一下，才能達到更好的居住效果，數據庫也一樣，建好了也得好好規劃一下，以便保存不同類型的數據。在Access中，“表”是規劃數據庫的核心，其主要作用是按照一定結構保存所有數據，其他如查詢、報表等操作都需在此基礎上才能完成。
第一步:首先規劃一下表結構。圖書信息有很多，本例僅僅是一個演示，因此本例創建的圖書基本信息數據表只設置了序號、書名、作者、出版社、購買日期、定價、圖書類別、介質和內容簡介等幾個字段。
第二步:如圖2所示，單擊數據庫主窗口左側“對象”下的“表”按鈕，接着雙擊右側的“使用設計器創建表”項打開設計視圖窗口，在“字段名稱”的單元格中輸入字段名，單擊其右側的“數據類型”單元格，從下拉列表中爲每個字段設置一種類型。本例中，序號選“自動編號”，購買日期選“日期/時間”，定價選“貨幣”，內容簡介選“備註”，其他都選擇的是“文本”。可以在窗口下面的字段屬性中對數據類型進行具體的設置，比如“文本”數據類型的默認長度是50個字符，遇到長書名時就不夠用了，所以可在其常規項中將“字段大小”改爲255，而像作者名，20個字符肯定夠了。
第三步:設置好所有字段及數據類型後，數據表框架就算完成了。Access建議每個數據表都要設置一個主鍵字段，這樣才能定義與數據庫中其他表間的關係。用鼠標在“序號”單元格中點擊一下，然後再單擊工具欄上的鑰匙圖標，就可以把此字段設置爲主鍵了。按Ctrl+S快捷鍵保存一下，第一次保存數據表將會彈出一個另存對話框，輸入數據表名稱(本例爲“圖書基本信息”)後確定即可。
序號字段選擇的是自動編號類型，這裡不用手工輸入，軟件會自動按順序填寫數字的；購買日期字段選擇的是日期／時間類型，比如輸入“04/10/2”或“04-10-02”，它都會自動轉換成標準格式“2004-10-2”；定價字段選擇的是貨幣類型，輸入數字回車確定後，會自動加上符號“￥”(見圖3)。
文本與備註類型，都是用來保存字符信息的，不過文本類型最多能保存255個字符，而備註類型最多達到6萬多字符，大家可根據字段的屬性進行選擇。
第五步:圖書的類別，各人可根據自己的實際情況劃分，比如筆者將自己的所有圖書大致歸爲計算機、文學、藝術、英語、飲食、哲學、歷史、娛樂休閒、其他共九大類。對於這些項目有限的數據，可以將其製作成列表，輸入時只要用鼠標選一下就可以了。
(1)雙擊“使用設計器創建表”創建一個新的數據表，命名爲“分類”，只設置一個字段:類別名稱。保存時會提示你設置主鍵，單擊“否”不設置。關掉設計視圖，雙擊打開該數據表，如圖4所示分別輸入圖書的類別。
(2)在數據庫主窗口右側點選“圖書基本信息”表，再單擊“設計”按鈕進入設計視圖窗口。點擊該表中“圖書類別”字段，然後點擊字段屬性下面的“查閱”選項卡，點擊“顯示控件”後面的輸入框，在下拉列表中選擇“組合框”，然後將“行來源類型”設置爲“表／查詢”，再點擊“行來源”後面的輸入框，從下拉列表中選擇剛纔建立的“分類”表。
(3)按Ctrl+S鍵保存，再單擊數據庫主窗口上的“打開”按鈕進入數據表視圖窗口，此時再點擊“圖書類別”字段，會顯示一個下拉按鈕，單擊它彈出列表，點選相應的圖書類型就可以了，非常方便(見圖5)。以同樣方法還可以爲其他字段設置下拉列表，比如介質可設置爲“紙質”、“CD”、“硬盤”項，創建一個名爲“介質”的新表，再按上面的方法把它與“圖書基本信息”表中的“介質”字段綁定就可以了。
當需要輸入的數據量很大時，在表格中輸入既不方便也容易出錯。這時可藉助Access的窗體功能，使數據輸入更爲直觀、方便。
第一步:在數據庫主窗口左側單擊“窗體”按鈕，然後在右側雙擊“使用嚮導創建窗體”打開向導窗口(見圖6)。在“表／查詢”下拉列表中選中“表:圖書基本信息”，然後單擊中間的“>>”按鈕將“可用字段”中的所有字段都加到“選定的字段”中。
第二步:單擊“下一步”，接下來的窗口用來設置窗體的排列方式，這裡就選擇“縱欄表”。再單擊“下一步”，選擇窗體的顯示樣式，筆者覺得“混合”樣式比較好看，所以選擇了該項。繼續單擊“下一步”，爲窗體指定一個標題，這裡用默認的“圖書基本信息”就可以了。最後單擊“完成”按鈕，結束窗體的創建。
第三步:默認情況下創建完成後窗體即會自動打開，就可以輸入數據了。也可以在數據庫主窗口的“窗體”項中，雙擊剛纔建立的窗體打開它。如圖7所示，在這樣的界面中輸入數據是不是方便了很多。按Tab鍵、回車鍵、上下左右箭頭鍵可以在各個輸入框中快速切換。輸入完一條記錄後，會自動進入下一條記錄，也可以通過它下面的多個導航按鈕在所有的圖書記錄中進行瀏覽、修改。
查詢:獲得問題的答案
數據庫的特長就在於它的快速檢索功能，在Access中通過設置條件，可以快速查找出符合要求的圖書記錄，比如2003至2004年買過什麼書，30到40元之間的都有哪些書，某個出版社或某位特定作者的書等。下面以找出藏書中所有英語類的圖書爲例，一窺Access強大的查詢功能。
第一步:在數據庫主窗口左側單擊“查詢”，在右側雙擊“在設計視圖中創建查詢”項。將會顯示查詢設計視圖窗口，並且會彈出一個“顯示錶”對話框。點選前面創建的“圖書基本信息”表後單擊“添加”按鈕將其加到查詢設計視圖中，最後單擊“關閉”按鈕退出“顯示錶”對話框。
第三步:按Ctrl+S鍵保存，第一次保存會彈出“另存爲”對話框，輸入查詢名稱(如“英語書”)後確定。關掉查詢設計視圖窗口，會發現查詢列表中多出了“英語書”一項，雙擊它就會驚奇地發現，數據庫中圖書類別爲“英語”的圖書記錄都顯示出來，並且每個記錄只顯示出我們所關心的那幾個字段。
以後你在數據表中追加更多的記錄時，隨時雙擊剛纔所創建的查詢“英語書”，它都能找出所有英語類別的書來。當然，查詢只是對數據表中的數據進行重組而已，它本身並不會改變表中的數字。
第四步:如果你覺得查詢結果顯示太老土，可以用窗體的形式來顯示結果，製作方法與前面的一樣，只是在“表／查詢”下拉列表中一定要選中“查詢:英語書”項。
本文只是一個簡單的實例，主要是爲了打破你對Access的陌生感，其實有很多功能我們都沒有涉及到，比如打印報表、生成網頁數據庫以及使用VBA編程實現更多更復雜的功能等。以後有機會，我們會介紹更多Access方面的有用實例。