工作協調會議的 五大常用關鍵金句

工作協調會議的 五大常用關鍵金句

(本文出自JEFF商務英語

在工作過程中如果聽到有人說:「如果你做不到這點,我必須跟你老闆講」,你會覺得這句話很討厭還是很正常呢?這就是工作協調中常常碰到的問題之一,也是跟歐美團隊開會的時候認爲別人愛打小報告,心裡會不太適應的地方。今天要來討論「跨文化的工作協調會議」,在立場不一致,各自部門有自己的堅持的時候,如何堅守立場和底線,又能找出可行的方向

筆者想透過幾個主要歐美常用的詞彙,但是華人較不常用的觀念大家分享,縮減彼此之間的落差。以下分爲五個段落說明:

#1 Hold someone accountable

這句話意思類似老闆常說的:「這件事情要有人負責」,但通常只要老闆嘴裡講出這句話,大家一定一溜煙的跑光光了。當我們說,這件事「要有人」負責的時候,通常也代表大家不知道誰是真正負責的人,因爲當初擔心出了包沒人負責,纔會這麼說,達成看似「追求共識」的目的

相較於中文語意英文邏輯不是這樣,而是「你可以堅持意見,但你要爲主導這件事情而負責」。舉例來說,美國執政高層可以堅持在8/31以前倉皇阿富汗撤軍,但是到頭來,最後就會有人替這個決策全責,所以國務卿林肯才被叫到國會去答詢。這就是Hold someone accountable 的文化。

藉由這個觀念你能夠這樣用:I hope you are aware that you will be held accountable for this decision.我希望您知道您將爲此決定負責。

即使對方團隊因爲你的堅持而同意,請不要覺得這個是大家的共識,自己就沒責任了,因爲這個是由你的意見來主導,最後就會由你面臨責任的追究。

#2 Escalation

如果遇到雙方意見不一致,吵的面紅耳赤,那就離尋求共識的目標越來越遠。既然你表明了你的立場,我也說明了我的理由,雙方找不到共同的交集,那這個時候,請記得一個觀念,「找到雙方共同的老闆出面來解決」,小至一個產品,大至一個專案,如果有必要,跟董事長報告也可以。以筆者的親身經歷來說,前線業務曾經因爲一個產品成本始終降不下來,直接找董事長彙報,說明競爭情形以及產品不給力,在當地市場根本賣不動,要求免除販售該產品的責任,還順便跟董事長報告,請他重新思考該產品線公司去留,對總部的我們來說,也上了一堂溝通課。

藉由這個觀念你能夠這樣用:Apparently, there are more differences than consensus, we will have to escalate that, and make sure the boss is aware of the situation.很顯然地,我們之間存在的分歧多於共識,我們必須向上反應,確保老闆也知悉現況

#3 Speak candidly

Candid指的是坦白坦率的意思。有時候我們覺得已經講得很清楚了,但是對方還是沒有抓到要點,因爲我們的語氣還是多少有所保留,主要是擔心對方有過度激烈的反應。這時要有一個心理建設:「開協調會,尋求合作代替衝突」,這裡頭的關鍵,既不是合作,也不是衝突,而是在「尋求」這兩個字。

在我們說明立場、原因的同時,已經展現了我們尋求和解的誠意,愈真實的面對自己的需求,愈能夠讓會議有所進展;反過來說,若對方無視於這樣的誠意與坦率,那極有可能對方本來就是打算佔你便宜,自然也就沒有進一步商談的必要。

藉由這個觀念你能夠這樣用:Let's speak candidly and not beat about the bush.咱們就打開天窗說亮話,別拐彎抹角了吧!

#4 Know your Key Asks

開會前清不清楚想要達成的目的是什麼?有時候大家來開工作協調會,就老只想着防守,想着工作量別被增加,其實這樣防衛的心態團體帶來很大的困擾,針對這樣的機會,你想要得到的是甚麼?當你對於自己想要的東西都不清楚,對方也不知道如何滿足你,這樣的會議就離結論更遠了。

所謂的Key Asks,就是清楚自己想要達成的目的,例如前線的業務,希望總部給哪些支援。如果是總部的企劃人員,希望這次的產品發表會,前線能夠支援幾個人力

開協調會的時候,很多時候不是講話大聲的贏,而是頭腦清楚,懂得要求的人,不但能夠得到最多,也幫助到參與會議的所有人

藉由這個觀念你能夠這樣用:Our key asks is that HQ can take the lead in sample preparation and the delivery to the US office, while we take over the in-land delivery to the media.我們的具體要求是HQ可以負責樣品的準備並運送到美國辦事處,而我們則負責遞送本地媒體。

#5 Well documented

大家都知道會議記錄很重要,但下一次的會議開始的時候,習慣拿出前一次的會議紀錄來參閱的比例有多少,如果不常這麼做,表示貴組織的會議記錄只是流於形式。

好一點的狀況,會議記錄雖然有寫,但是寫的不夠清楚,因爲很多公司都有個迷思,就是要讓「最資淺的人」來負責會議紀錄,但問題是剛進公司的人怎麼會聽得懂全部的會議內容,導致紀錄人員在聽不懂的地方就寫的含糊一點,最終完成一個很虛的會議紀錄,有寫跟沒寫差不多。

文字紀錄之所以重要,就是因爲爭論到最後,通常都是迴歸文字,高階經理人對於工作會議的結論,必定會詳加閱讀,甚至糾錯,這可不是micro managment,而是把自己的時間精力花在最有決定性的「文字」上。

藉由這個觀念你能夠這樣用:The meeting resolution from the last call is well-documented, let's refer to that.上次電話會議的會議決議有據可查,讓我們參考一下。

結論

工作會議系列,我們已經寫過了三篇,從「腦力激盪會議」、「業績報告會議」,到「工作協調會議」。

商業溝通段數高低的差別,不是你背了多少單字,而是理解這些英文單字背後所代表的邏輯思維,當你懂得越多對方的邏輯詞彙的時候,越能夠用對方可以接受的方式說服他,才能真的把東西賣出去,把錢賺進來。

下一篇我們要跟大家分享的是「專案的進度報告會議」。不管你是研發人員還是工業設計部門,通常爲了讓老闆和大家知悉你的工作方向,都會定期的進行專案進度報告。我們就來看看怎麼樣用五個步驟掌握這個常見的會議形式,敬請期待。