稅務專欄-機器人流程自動化RPA之優點與風險

機器人流程自動化(Robotic Process Automation,RPA)是一種新興的程式軟體工具,它會模擬使用者在鍵盤、滑鼠上經常做的工作(如打開瀏覽器到網頁上擷取資料、打開Email跟附件檔案、從PDF、Word、Excel表擷取內容、登入任何應用程式等),將重複且枯燥的電腦桌面作業程序自動化,不需經由特殊的硬體設備,能在任何資訊系統(IT)環境中發揮良好的表現,甚至能在電腦後臺背景虛擬化執行工作,協助企業將高重複性、具規則化的作業流程,改以自動化方式來進行,幫助企業用戶節省大量作業時間與人力成本。

企業導入RPA預期有以下效益:1.改善執行效率。不受外在因素影響,僅專注於工作項目的執行,且持續性高,可快速完成所交付的工作。2.優化作業品質。可排除人爲疏失,確保準確性與一致性。3.提升營運投報。可達到接手產值較低的工作,讓人力轉而執行更具效益的工作,且具有可彈性擴展的特性,協助提升企業整體的投資報酬率。4.消弭不確定因素。不受疾病、疫情或其它天災人禍等外界帶來的不確定因素所影響,讓企業在疫情時代也能持續運作不停擺。

RPA之風險與缺點:1.資安風險問題。RPA需要特權存取或權限存取來執行任務,如登入ERP、CRM及其它業務系統,以存取、複製、貼上資訊,或轉移資料等,這些特權憑證或密碼通常會被寫死到RPA執行的腳本或規則式的流程中共用並重復使用,故有資安風險疑慮。2.監控與維護成本。如前點所述,當RPA的數量越多時,其資安風險、軟體維護等管理成本是必然會發生的。3.RPA能解決的是結構化的資料、固定邏輯的流程,一旦涉及推論判斷,還是需要其他軟體工具支援。

目前,市面上RPA供應商不同品牌約有十幾間,其軟體費用也不盡相同,許多RPA供應商對於中小企業收費相當優惠,值得大家留意。自動化流程的使用,已是企業經營不可或缺的議題,對於公司而言,導入RPA可協助企業減少高重複性與低效率的事務、強化整體公司效率、並帶來成本效益,甚至在疫情期間,如員工在家上班無法連接公司主機時,也可先將資料彙整到Excel工作表,待回到公司後再讓RPA將資料輸入系統中等多重效益。

有關RPA在會計部門應用,可詢問有經驗人士,也可洽詢有經驗的會計師事務所。善用RPA釋出一些枯燥無味工作,使公司人員轉而執行更具效益且更有挑戰性的事務,讓工作能更多樣化增進員工滿意度,提升公司競爭力。如此優異的工具,值得企業家多瞭解並考慮導入。(本文作者爲Grant Thornton Taiwan正大聯合會計師事務所合夥會計師)