專家傳真-工程採購的談判藝術

談判,一直是一種競爭賽局,大至國家生存,小至個人利益,談判的實踐與應用無所不在。吳思華教授在『策略九說』著作中談到競局理論,常假設所有參賽者的決策都是基於理性的考慮,必然採取本身利益最大的行爲,並且假設參賽者非常清楚自己的資源限制,每次參賽都必然以最有效率方法執行策略。

企業實務中,經常會遇到工程發包或金額較大的採購,從規格的確認到如何選擇優良的合作廠商,往往是每家企業最頭痛課題筆者過去曾在臺灣擔任工程公司負責人,多次參與公部門與私人企業的投標工作,而到大陸服務上市公司期間,也主辦了幾件工程發包與大筆金額的採購招標,在此將多年的談判實務經驗做一整理分享。

每個案子進行之初,最重要的工作就是跨部門討論並做相關規格的確認,這時不能常規操作,僅由使用單位提出請購,因新設備的使用及產出必定會影響到其他部門的工作,因此跨部門討論就顯得格外重要。除了規格品質確立外,往後升級的延伸應用,還有相關配套的技術轉移與售後服務,均影響甚巨,因此對於細節瞭解越仔細越好。

接下來是投標廠商的選擇,我會先透過各種關係去了解有那些廠商做過類似工程的案子,蒐集這些口碑信用好的優良廠商後,再透過網路搜尋業界風評較佳者。其次會依工程量大小,初選約6~12家的廠商,對每家公司進行勘查訪廠,包含辦公室檔案室、在建工程、已建工程,最後根據內部評分機制,選擇2~3家議標廠商。議標廠商必須選擇實力相當爲佳,因爲對手如果不是同一個等級,競價時就容易產生不公平或積極度不夠的情況,當你用最低價比價的策略談判時,優質廠家會不以爲然,如果找到跟他同樣有競爭力的對手,會刺激他們的戰鬥意志,我方會取得比較好的決標價格

標的沒有做足功課,沒有了解得很透徹,即使透過談判及議價取得較佳的價格,日後還是會爲公司帶來很多不必要的麻煩。議標的過程中,也要換位思考,站在對方立場去思考共同的利益,才能達到雙贏結果,畢竟生意人,你讓他不賺錢,他會給你好品質嗎?

最近發包了公司的自動倉儲工程,從前期的資料蒐集到最後的決標,總共花了1年的時間。前期選擇了7家廠商,涵蓋德國日本、大陸與臺灣公司,最後只留下3家臺灣廠商參與決標。期間我還拜訪了已經擁有十幾座自動倉儲的企業好友,經過他的協助,對於規格再次確認,同時也摸清楚廠商的議價空間。本次談判能順利完成,是競局理論的最佳演繹,多次的沙盤推演盤點所有的籌碼,並列出有利及不利的因素,模擬各種最好及最壞的衝擊結果,因此才能以合理優惠價格來完成發包工作。

採購談判,十分顯然,不是隻有單純議價取得最低價而已。